Indice generale della sezione | ||||||||||||||||||||||||||||
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Premessa |
Con il D.Lgs n.24 del 10 marzo 2023, entrato in vigore il 30 marzo 2023, il processo di Whistleblowing, nato per la prevenzione delle fattispecie dei reati presupposto e per la segnalazione di eventuali violazioni del Modello 231, ha subito consistenti modifiche che hanno interessato principalmente l’oggetto delle violazioni, la platea dei soggetti segnalanti, l’attivazione dei canali di segnalazione e le modalità di utilizzo, il coinvolgimento dell’ANAC, e l’estensione delle misure di protezione a persone od enti che affiancano il segnalante. La presente procedura di controllo è, pertanto, sviluppata seguendo le indicazioni degli articoli del nuovo decreto legislativo n.24 del 10 Marzo 2023.
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1 Scopo |
La presente procedura relativa a “Il sistema di Segnalazioni – Whistleblowing” (di seguito per brevità la “Procedura Whistleblowing” o la “Procedura”) ha lo scopo di descrivere e disciplinare il sistema di segnalazioni implementato dalla Impresa Coromano srl – p.iva 01972050403, con sede legale in via Meldola 1316, Bertinoro-Fraz.Fratta Terme(FC), (di seguito anche “COROMANO”), fornendo opportune indicazioni ai segnalanti per l’effettuazione di una segnalazione e delineandone il processo di gestione. In particolare, il presente documento: · definisce l’ambito di applicazione del sistema di segnalazione; · identifica i soggetti che possono effettuare segnalazioni; · circoscrive il perimetro delle condotte, avvenimenti o azioni che possono essere oggetto di segnalazione; · identifica i canali attraverso cui effettuare le segnalazioni; · identifica e prescrive i principi e le regole generali che governano il processo di segnalazione, ivi incluse le tutele per il soggetto segnalante e per il soggetto segnalato, nonché le conseguenze di eventuali abusi nell’utilizzo dei canali istituiti; · definisce il processo di gestione delle Segnalazioni nelle sue varie fasi, identificandone i ruoli, le responsabilità e le modalità operative. Nel documento si procede inoltre ad illustrare i canali segnalazioni c.d. esterni istituiti a cura dell’Autorità Nazionale di Anticorruzione – ANAC e l’eventualità di c.d. divulgazione pubblica, nonché i relativi presupposti, e limiti, di accesso, ai sensi e per gli effetti degli artt. 6 e 15 del Decreto. |
2 Ambito di applicazione |
La Procedura Whistleblowing si applica ai soggetti interessati in qualità di Persona Segnalante e Persona Segnalata, come di seguito definiti, nonché alle figure e funzioni aziendali identificate nella COROMANO. |
3 Termini |
Persona Segnalante o Segnalante La persona fisica che effettua la Segnalazione o la divulgazione pubblica, come meglio delineati al Paragrafo 5.1. “I Soggetti Segnalanti”.
Persona Segnalata o Segnalato La persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o che è comunque implicata in tale violazione.
Segnalazione Comunicazione scritta od orale di informazione sulle Violazioni effettuata dalla Persona Segnalante, attraverso uno dei canali di segnalazione previsti. La Segnalazione deve avere le forme e i contenuti minimi previsti nel Paragrafo 5.2.2. “Forma e contenuti minimi della Segnalazione con Canali Interni”.
Violazione La Violazione consiste in comportamenti, atti od omissioni, che ledono l’integrità della Società, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e riconducibili a quanto delineato al Paragrafo 5.2. “Oggetto della Segnalazione – le Violazioni”.
Gestore delle Segnalazioni Il soggetto gestore delle segnalazioni, ai sensi dell’art. 4 del D. Lgs. 24 marzo 2023, dovrà essere “una persona o un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato (…) ovvero un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato”. Tale soggetto potrà coinvolgere anche altre funzioni aziendali, a condizione che sia costantemente garantita la riservatezza dell’identità del Segnalante e siano espressamente autorizzate a trattare dati ai sensi del GDPR. In COROMANO tale soggetto è identificato come al Paragrafo 7 “Processo di Gestione delle Segnalazioni per Canali Interni” della presente Procedura. |
4 Documenti di riferimento |
· Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 · Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019 · Regolamento 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016 (GDPR) • Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 · Decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 |
5 Il Sistema di Segnalazioni |
5.1 I Soggetti Segnalanti I Soggetti Segnalanti cui la presente Procedura si rivolge sono tutte le persone assunte dalla Società con contratto di lavoro, a tempo indeterminato o a tempo determinato, a tempo pieno o a tempo parziale, inclusi il contratto di lavoro intermittente, di apprendistato, di lavoro accessorio, o tramite contratto di somministrazione di lavoro, nonché i prestatori di lavoro occasionale di cui all’art. 54-bis del D.L. 24 aprile 2017, n. 50; tutti i lavoratori autonomi ai sensi dell’art. 2222 del Codice Civile e del Capo I della L. 22 maggio 2017, n. 81 (esclusi gli imprenditori, anche piccoli); i collaboratori coordinati e continuativi ai sensi dell’art. 409, n. 3, del Codice di procedura civile; gli stagisti, i volontari e i tirocinanti presso la Società; le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza e rappresentanza (anche di fatto) dell’ente, gli azionisti, nonché i lavoratori o collaboratori dei soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi, i liberi professionisti e i consulenti, che prestino la propria attività presso la Società. Rientrano tra i Segnalanti anche le persone: (i) il cui rapporto giuridico con la Società non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; (ii) durante il periodo di prova; (iii) dopo lo scioglimento del rapporto, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto
5.2 Oggetto della Segnalazione – le Violazioni I Soggetti Segnalanti possono effettuare Segnalazioni di Violazioni consistenti in comportamenti, atti od omissioni, che ledono l’integrità della Società, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e relative a: i. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione della normativa europea o nazionale di cui all’Allegato al Decreto o della normativa interna di attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937 (seppur non presenti nell’Allegato al Decreto), relativamente ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; ii. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (a titolo esemplificativo, le frodi, la corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione Europea); iii. atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di stato); iv. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.
La Segnalazione dovrà avere ad oggetto: – Violazioni commesse o che potrebbero essere state commesse, sulla base di fondati e circostanziati sospetti; – Violazioni non ancora compiute ma che il Segnalante ritiene che potrebbero essere commesse, sulla base di fondati e circonstanziati sospetti; – condotte volte ad occultare le Violazioni sopra indicate.
Sono escluse: – le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del Segnalante che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate; – le segnalazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale; – le segnalazioni relative a violazioni già disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano, indicate nella parte II dell’Allegato al Decreto, che già garantiscono apposite procedure di segnalazione in alcuni settori speciali (servizi finanziari; prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza nei trasporti; tutela dell’ambiente)
5.2.1 Azioni, fatti e condotte che possono essere segnalati Al fine di agevolare l’identificazione dei fatti che possono essere oggetto di Segnalazione, si riporta di seguito un elenco, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, di condotte/comportamenti rilevanti: · promessa o dazione di una somma di danaro o concessione di altra utilità (omaggi, ospitalità, pranzi, cene, ecc. non consentiti in base alle procedure aziendali) a un pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio come contropartita per l’esercizio delle sue funzioni o per il compimento di un atto contrario ai propri doveri di ufficio (ad es. agevolazione di una pratica); · manomissione di documenti attraverso la manipolazione o falsificazione di documenti aziendali o documenti ufficiali, al fine di ottenere un vantaggio illecito o ingannare le autorità competenti; · promessa o dazione di una somma di danaro o concessione di altre utilità (omaggi di non modico valore, ospitalità, pranzi, cene, ecc. non consentiti in base alle procedure aziendali) volti a corrompere fornitori o clienti; · accordi con fornitori o consulenti per far risultare come eseguite prestazioni inesistenti.
5.2.2 Forma e contenuti minimi della Segnalazione con Canali Interni È necessario che la Segnalazione sia il più possibile circostanziata ed offra il maggior numero di elementi al fine di consentirne una opportuna gestione e di darne adeguato seguito. A tale fine, la Segnalazione deve contenere i seguenti elementi essenziali: a) oggetto: una chiara descrizione della Violazione oggetto di Segnalazione, con indicazione delle circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi i fatti/comportamenti descritti; b) Persona Segnalata e altri soggetti coinvolti: qualsiasi elemento (come la funzione/ruolo aziendale) che consenta un’agevole identificazione del/i presunto/i autore/i della Violazione segnalata o di altri soggetti eventualmente coinvolti. Inoltre, il Segnalante potrà indicare/fornire i seguenti ulteriori elementi: – le proprie generalità; – eventuale documentazione che possano confermare la fondatezza della Violazione o, meglio, circostanziarla; – ogni altra informazione che possa agevolare la raccolta di evidenze su quanto segnalato.
Si rammenta che la Segnalazione NON deve assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali. L’utilizzo di tali espressioni potrà essere sottoposto a cura del Gestore delle Segnalazioni alle funzioni aziendali competenti per le valutazioni del caso, comprese quelle disciplinari. |
6 I Canali di segnalazioni interni |
COROMANO ha istituito i seguenti Canali di Segnalazione Interni (che consentono Segnalazioni in forma scritta o orale):
6.1 Segnalazione in forma scritta tramite piattaforma Whistleblowing Seled COROMANO ha adottato una piattaforma per le segnalazioni whistleblowing denominata Whistleblowing Seled (di seguito “SELED ”), fornita da un fornitore di servizi specializzato. La Piattaforma Seled è strutturata in modo da garantire che: · durante il processo di segnalazione le informazioni acquisite rispettino i principi di protezione dei dati personali e massima riservatezza. Ciò avviene tramite l’adozione di tecniche di cifratura e l’attuazione di misure di sicurezza tecnico-organizzative definite, valutate ed implementate anche alla luce di una valutazione d’impatto ex art. 35 del GDPR; · le informazioni rilevanti sono accessibili esclusivamente al Gestore delle Segnalazioni, nell’ambito del quale sono stati autorizzati i singoli componenti nonché agli eventuali soggetti che hanno ricevuto una specifica autorizzazione; · sia disponibile in modo continuo 24 ore su 24, 7 giorni su 7. L’accesso alla Piattaforma Whistleblowing Seled può avvenire direttamente tramite il seguente URL: https://impresacoromanosrl-seled.nodeits.it In fase di invio della Segnalazione, la Piattaforma Seled fornisce a video al Segnalante le credenziali che gli consentano di richiamare successivamente la Segnalazione presentata, verificarne lo stato, ottenere informazioni sull’esito e comunicare con il Gestore delle Segnalazioni. Il Gestore delle Segnalazioni accede alla piattaforma per consultare tutte le Segnalazioni ricevute e svolgere le attività di verifica. 6.2 Segnalazione in forma orale tramite sistema di messaggistica vocale La Segnalazione può essere effettuata anche mediante l’invio di un messaggio vocale direttamente sulla piattaforma raggiungibile all’indirizzo https://impresacoromanosrl-seled.nodeits.it cliccando sul pulsante “invia una segnalazione” e seguendo gli step previsti dalla piattaforma per la segnalazione in formato orale. La Segnalazione, previo consenso del Segnalante, è documentata mediante registrazione, oppure mediante trascrizione integrale a cura del Gestore delle Segnalazioni; in tale ultimo caso, il Segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione. 6.3 Segnalazione tramite richiesta di incontro diretto La Segnalazione può essere effettuata mediante richiesta di fissazione di un incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni, veicolata per il tramite di uno dei Canali Interni istituiti. Tale incontro dovrà essere organizzato entro un termine ragionevole. In tale caso, previo consenso del Segnalante, la Segnalazione è documentata a cura del Gestore delle Segnalazioni, mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione. 6.4 Segnalazione anonima Le segnalazioni anonime saranno gestite dal Gestore delle segnalazioni e la documentazione ricevuta sarà conservata. Infatti, laddove il segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso sono garantite le tutele previste per il whistleblower. L’ente dopo aver assicurato la registrazione della segnalazione è poi libero di valutare e decidere se e come gestire la segnalazione e le successive attività di verifica/audit. |
7 Processo di gestione delle segnalazioni per canali interni |
COROMANO ha identificato, ai sensi dell’art. 4 del Decreto, la signora Tania Amaducci, dipendente, come Gestore delle Segnalazioni quale soggetto espressamente autorizzato a trattare i dati di cui al presente processo ai sensi dell’art. 29 e 32 del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy. Si prevede che le autorizzazioni al trattamento dei dati personali siano rilasciate a tutte le persone coinvolte nella gestione della segnalazione anche diverse dal Gestore delle Segnalazioni, in base alle necessità di indagine del caso di specie. Tali soggetti hanno ricevuto adeguata e specifica formazione professionale anche in materia di protezione e sicurezza dei dati personali. Tale formazione va tracciata tramite apposita registrazione. I Canali di Segnalazione Interni assicurano, anche tramite strumenti di crittografia, protezione dei dati personali e la riservatezza: · dell’identità del Segnalante e del Segnalato; · del contenuto della Segnalazione; · della documentazione relativa alla Segnalazione. Qualora la Segnalazione venga presentata a un soggetto diverso dal Gestore delle Segnalazioni, questa deve essere trasmessa a quest’ultimo entro sette giorni dal ricevimento, con una notifica scritta della trasmissione al Segnalante. Il Gestore delle Segnalazioni: · darà diligente avviso di ricezione e diligente seguito alla Segnalazione; · adotterà misure per verificare la completezza e fondatezza delle informazioni; · manterrà le interlocuzioni con il Segnalante e potrà richiedere, se necessario, integrazioni o ulteriori confronti ed approfondimenti; · potrà interfacciarsi con altre funzioni e figure aziendali per richiederne la collaborazione per una migliore istruttoria ed analisi della Segnalazione, nell’assoluto rispetto delle garanzie di riservatezza di cui al Decreto ed alla presente Procedura; · potrà svolgere attività di indagine anche con il coinvolgimento di consulenti esterni, nell’assoluto rispetto delle garanzie di riservatezza di cui al Decreto ed alla presente Procedura. Viene di seguito delineato il processo di gestione delle Segnalazioni, con particolare riferimento alle seguenti fasi: · ricezione e registrazione della Segnalazione; · valutazione preliminare e classificazione della Segnalazione; · verifiche e indagini; · riscontro alla Segnalazione; · reporting ai Vertici Aziendali; · conservazione delle Segnalazioni. 7.1 Ricezione e registrazione della Segnalazione A seguito della Segnalazione pervenuta attraverso i Canali Interni, il Gestore delle Segnalazioni invierà al Segnalante avviso di ricevimento entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione della Segnalazione stessa. Si precisa che tale avviso di ricevimento non costituisce una conferma dell’ammissibilità della Segnalazione. Nel caso in cui la Segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso rispetto al Gestore delle Segnalazioni e qualificata come Segnalazione oggetto della presente Procedura dalla stessa Persona Segnalante, tale soggetto dovrà trasmetterla al Gestore delle Segnalazioni, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia scritta della trasmissione al Segnalante. All’atto della ricezione di una Segnalazione, indipendentemente dal canale utilizzato, il Gestore della Segnalazione provvederà ad attribuire un numero identificativo progressivo che ne consentirà l’identificazione univoca. Provvederà dunque ad alimentare un c.d. Registro delle Segnalazioni (su supporto informatico riservato) contenente almeno i seguenti campi (che aggiornerà coerentemente con gli esiti delle attività di cui alle fasi successive del processo delineato nella presente Procedura): · Id/protocollo identificativo; · Data di ricezione; · Canale di ricezione della Segnalazione; · Classificazione della Segnalazione, secondo gli esiti della fase di valutazione di cui al paragrafo 7.2. “Valutazione preliminare e classificazione della Segnalazione” (a) non rilevante; b) non trattabile; c) rilevante e trattabile); · Data avvio indagine (qualora prevista); · Conclusione. Il Gestore delle Segnalazioni archivierà inoltre il Registro delle Segnalazioni su base annuale e lo conserverà per un periodo massimo di 5 anni. 7.2 Valutazione preliminare e classificazione della Segnalazione Il Gestore delle Segnalazioni provvede tempestivamente alla presa in carico e alla analisi preliminare della Segnalazione ricevuta. Se necessario, e laddove le modalità di Segnalazione lo consentano, il Gestore delle Segnalazioni potrà richiedere ulteriori informazioni o documentazione a supporto alla Persona Segnalante, al fine di permettere una valutazione maggiormente esaustiva e concludente della Segnalazione. A seguito di tali analisi e valutazione preliminari, il Gestore delle Segnalazioni provvede a classificare la Segnalazione in una delle seguenti categorie, che implicheranno un diverso e specifico workflow di gestione della Segnalazione stessa: a) Segnalazione non rilevante: la Segnalazione non riconducibile a Violazioni ammissibili di cui alla presente Procedura o effettuata da soggetti non rientranti nei Soggetti Segnalanti. Il Gestore della Segnalazione, qualora ritenesse fondata e circostanziata la Segnalazione, ma non rilevante ai fini della presente Procedura, può sottoporre la Segnalazione stessa all’attenzione delle Funzioni aziendali ritenute competenti; b) Segnalazione non trattabile: a conclusione della fase di esame e/o a seguito dell’eventuale richiesta di ulteriori informazioni, non è stato possibile raccogliere sufficienti informazioni al fine di potere procedere con ulteriori indagini; c) Segnalazione rilevante e trattabile: in caso di Segnalazioni che si confermino sufficientemente circostanziate e attinenti al perimetro della presente Procedura, il Gestore della Segnalazione dà avvio alla fase di verifica e indagine, descritta al paragrafo successivo. 7.3 Verifiche e indagini interne Al termine della fase di valutazione preliminare, laddove la Segnalazione ricevuta sia stata classificata come “rilevante e trattabile”, il Gestore delle Segnalazioni procederà con l’avvio delle verifiche e indagini interne, al fine di raccogliere ulteriori informazioni di dettaglio e verificare la fondatezza dei fatti segnalati. Il Gestore delle Segnalazioni si riserva la facoltà di richiedere ulteriori informazioni o documentazione alla Persona Segnalante, nonché di coinvolgerlo in fase di istruttoria e fornire allo stesso eventuali informazioni circa avvio e stato avanzamento dell’istruttoria. Il Segnalato può essere sentito (o sua richiesta viene sentito) nel processo di gestione della Segnalazione interna, anche attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti. Nell’ambito dell’attività istruttoria, il Gestore delle Segnalazioni potrà avvalersi del supporto di Funzioni aziendali adeguatamente qualificate e/o di consulenti esterni (fornendo le dovute garanzia di riservatezza e tutele). Tali figure, redigeranno un Report relativo alle attività svolte, che verrà inviato al Gestore delle Segnalazioni. Degli esiti della fase istruttoria sarà data informativa scritta alla COROMANO, come previsto al Par. 7.6. 7.4 Riscontro alla Segnalazione Entro 3 (tre) mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della Segnalazione, il Gestore delle Segnalazioni provvede a dare riscontro al Segnalante mediante piattaforma o altro mezzo idoneo relativamente alla Segnalazione in merito al seguito che è stato dato o che s’intende dare alla Segnalazione. 7.5 Conclusione del processo All’esito della fase di analisi, il Gestore delle Segnalazioni redige un rapporto scritto (esclusivamente per le segnalazioni rilevanti e trattabili), in cui dovranno risultare: a) gli elementi descrittivi della Violazione (es: luogo e data di svolgimento dei fatti, elementi di prova e documentali); b) le verifiche svolte, gli esiti delle stesse e i soggetti aziendali o terzi coinvolti nella fase di analisi; c) una valutazione di sintesi del processo di analisi con indicazione delle fattispecie accertate e delle relative motivazioni; d) l’esito e la conclusione dell’analisi e le eventuali azioni da intraprendere. Nei casi in cui, all’esito dell’analisi, risulti che la Segnalazione sia fondata, oppure infondata e sia stata effettuata con dolo o colpa grave del Segnalante, il Gestore delle Segnalazioni procederà a trasmettere il relativo rapporto alla funzione aziendale competente per la valutazione delle opportune iniziative, anche eventualmente disciplinari. 7.5.1 Escalation in caso di Segnalazioni riguardanti i vertici aziendali In caso di Segnalazioni che riguardino i soggetti deputati a decidere eventuali misure disciplinari o altre azioni, il Gestore delle Segnalazioni coinvolge immediatamente l’Amministratore Unico o altra figura Delegata all’uopo, al fine di coordinare e definire il successivo processo di indagine. In caso di Segnalazioni che riguardino il Gestore delle Segnalazioni (il segnalante con busta raccomandata scritta dà comunicazione immediata all’Amministratore Unico).
7.6 Reporting ai Vertici Aziendali Gli esiti delle valutazioni di tutte le Segnalazioni ricevute confluiranno in una reportistica ad hoc, che sarà oggetto di informativa su base periodica al legale rapp.te p.t. della società. Il Gestore delle Segnalazioni ha la responsabilità di informare, attraverso una reportistica specifica, tempestivamente l’Organo Dirigente, agli organi di controllo presenti in azienda circa l’esito delle indagini e valutazioni effettuate rispetto alle Segnalazioni rivelatesi fondate. 7.7 Conservazione delle Segnalazioni e della relativa documentazione Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione, o fino a conclusione del procedimento giudiziale o disciplinare eventualmente conseguito nei confronti del Segnalato o del Segnalante, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del Decreto e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR (limitazione della conservazione) e 3, comma 1, lettera e), del D. Lgs. n. 51 del 2018. |
8 Principi generali e tutele |
La Società garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato, del contenuto della Segnalazione e della documentazione trasmessa. Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi – direttamente o indirettamente – tale identità non può essere rivelata senza l’espresso consenso del Segnalante a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o dare seguito alle Segnalazioni, come identificati nella presente Procedura. Inoltre, l’identità del Segnalante: • nell’ambito del procedimento penale, è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale; • nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria; • nell’ambito del procedimento disciplinare, non può essere rivelata, qualora la contestazione del relativo addebito sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fondata in tutto o in parte sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità. In tal caso, dovrà essere data comunicazione scritta al Segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati e gli dovrà essere richiesto per iscritto se intenda prestare il consenso a rivelare la propria identità, con avviso che – in caso contrario – la Segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare. È inoltre dato avviso al Segnalante per iscritto delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, quando la rivelazione dell’identità del Segnalante e delle informazioni da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, sia indispensabile alla difesa del Segnalato. L’identità del Segnalato e delle persone comunque coinvolte e menzionate nella Segnalazione sono tutelate fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della Segnalazione, con le medesime garanzie previste in favore del Segnalante al presente paragrafo.
8.2 Divieto di ritorsione
I Segnalanti non possono subire alcuna forma di ritorsione per aver effettuato una Segnalazione. Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in conseguenza della Segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, che provoca o può provocare al Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. A titolo esemplificativo, possono essere considerate ritorsioni, in presenza di tutti i requisiti della relativa nozione sopra riferita: • il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; • la retrocessione di grado o la mancata promozione (laddove il Segnalante avesse una legittima aspettativa a detta promozione, sulla base di particolari circostanze di fatto, precise e concordanti); • il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; • la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; • le note di merito negative o le referenze negative; • l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; • la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; • la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; • la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato (laddove il Segnalante avesse una legittima aspettativa a detta conversione, sulla base di particolari circostanze di fatto, precise e concordanti); • il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine (laddove il Segnalante avesse una legittima aspettativa a detto rinnovo, sulla base di particolari circostanze di fatto, precise e concordanti); • i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; • l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; • la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; • l’annullamento di una licenza o di un permesso; • la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
I Segnalanti che ritengano di subire ritorsioni per aver fatto una Segnalazione o per aver partecipato al suo trattamento sono invitati a segnalarlo al Gestore delle Segnalazioni. Il Segnalante potrà, comunque, comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritiene di aver subito; ANAC informerà l’Ispettorato del Lavoro per i provvedimenti di propria competenza.
8.3 Limitazione di responsabilità della Persona Segnalante
Non è punibile il Segnalante che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto (diverso da quello su informazioni classificate, segreto medico e forense e deliberazioni degli organi giurisdizionali), o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali o che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione. In tali ipotesi, è esclusa ogni ulteriore responsabilità anche civile o amministrativa. In ogni caso, la responsabilità penale, civile o amministrativa non è esclusa per i comportamenti, atti od omissioni non collegati alla Segnalazione, alla denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica, o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.
8.4 Misure di sostegno
È istituto presso ANAC l’elenco degli enti del terzo settore che forniscono ai Segnalanti misure di sostegno. Le misure di sostegno fornite consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato. |
9 Sistema disciplinare |
Si rammenta che l’eventuale mancato rispetto di quanto contenuto nella presente procedura può comportare l’irrogazione di sanzioni disciplinari, nelle ipotesi previste dalla legge. A tale riguardo si chiarisce che la Società potrà imporre sanzioni disciplinari così come previste dal Sistema Disciplinare della Società, dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro di riferimento applicabili, a coloro i quali: • commettano ritorsioni nei confronti del Segnalante, ostacolino o tentino di ostacolare le Segnalazioni, violino gli obblighi di riservatezza come sopra descritti; • non abbiano effettuato l’attività di verifica e analisi delle Segnalazioni ricevute.
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10 Trattamento dei dati personali |
Si precisa che i dati personali della Segnalazione, del Segnalante e del Segnalato (questi ultimi considerati “interessati” ai sensi dell’art. 4 GDPR) sono trattati in conformità al GDPR ed al Codice Privacy. In particolare: • le attività di trattamento legate alla gestione della Segnalazione sono svolte nel rispetto dei principi stabiliti dagli articoli 5 (Principi applicabili al trattamento dei dati personali), 25 (Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita) e 35 (Valutazione d’impatto sulla protezione di dati personali) del GDPR; • prima di inviare la Segnalazione, il Segnalante riceve l’informativa privacy ai sensi del GDPR, che rende informazioni sulle finalità e le modalità del trattamento dei suoi dati personali, sulla durata della conservazione, sulle categorie di destinatari cui i dati possono essere comunicati nell’ambito della gestione della Segnalazione e sui diritti riconosciuti al Segnalante dal GDPR. Al Segnalato è altresì resa disponibile l’informativa privacy ai sensi del GDPR; • la base giuridica del trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto la Società ai sensi del Decreto; • i dati personali saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) e conservati in server ubicati all’interno del medesimo; • come indicato nell’informativa privacy fornita agli interessati, i dati personali vengono trattati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità che giustificano la raccolta e il trattamento (ad esempio, raccolta e gestione della Segnalazione) e successivamente vengono cancellati o anonimizzati secondo le tempistiche di conservazione stabilite; • sono adottate misure tecniche (es. cifratura nell’ambito della Piattaforma WB) e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali, in conformità alla normativa vigente, sia durante la trasmissione della Segnalazione sia durante l’analisi, la gestione e l’archiviazione della stessa; • l’esercizio dei diritti da parte del Segnalante o del Segnalato relativamente ai propri dati personali trattati nel contesto del processo di whistleblowing è escluso ai sensi dell’articolo 2- undecies del Codice Privacy nel caso in cui da tale esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla “riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del decreto legislativo recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione ”. L’accesso ai dati personali delle Segnalazioni è concesso solo al Gestore della Segnalazione già autorizzato ai sensi del GDPR, limitando la comunicazione delle informazioni riservate e dei dati personali a terzi solo quando sia necessario. Il titolare del trattamento è l’ Impresa Coromano srl – p.iva 01972050403, con sede legale in via Meldola 1316, Bertinoro-Fraz.Fratta Terme(FC), |
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11 I Canali di Segnalazione esterna |
11.1 I canali di segnalazione esterni di ANAC
Nei casi in cui la Segnalazione abbia ad oggetto le Violazioni delle norme dell’Unione Europea di cui ai punti ii), iii), iv), e v) del precedente Paragrafo 5.2. “Oggetto della Segnalazione – le Violazioni” e ricorra una delle seguenti condizioni: – qualora non sia stato istituito un canale di segnalazione interna ovvero quando lo stesso, anche se previsto, non è attivo; – quando il canale interno adottato non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del Decreto; – quando la Segnalazione effettuata con canale interno non ha avuto seguito; – quando il Segnalante ha fondati motivi – sulla base delle particolari circostanze del caso, precise e concordanti – di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione con canali interni, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; – quando il Segnalante ha fondato motivo – sulla base delle particolari circostanze del caso, precise e concordanti – di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, il Segnalante potrà effettuare una Segnalazione c.d. esterna, mediante uno dei canali messi a disposizione dall’ANAC che garantiscono, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. Le Segnalazioni esterne possono essere effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta del Segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole. La Segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro 7 (sette) giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona Segnalante. 11.2 La divulgazione pubblica Nei casi in cui la Segnalazione abbia ad oggetto le Violazioni delle norme dell’Unione Europea di cui ai punti ii), iii), iv), e v) del precedente Paragrafo 5.2. “Oggetto della Segnalazione – le Violazioni” e quando ricorra una delle seguenti condizioni: – il Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione attraverso i Canali Interni e i canali esterni, ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, e in tutti questi casi non è stato dato alcun riscontro nei termini previsti; – il Segnalante ha fondato e ragionevole motivo – sulla base delle particolari circostanze del caso, gravi, precise e concordanti – di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio, una situazione di emergenza o al rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne gli effetti); – il Segnalante ha fondato e ragionevole motivo – sulla base delle particolari circostanze del caso, gravi, precise e concordanti – di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa, il Segnalante può effettuare una Divulgazione Pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. |
12 Pubblicazione della Procedura |
La presente Procedura è esposta e resa facilmente visibile presso la sede della società ed sul sito internet della medesima. |